הנגשת מסמכים

הנגשת מסמכים: איך להפוך כל קובץ לנגיש לאנשים עם מוגבלות

הנגשת מסמכים היא פעולה חשובה שמטרתה לוודא שכל אדם, ללא קשר למוגבלותו, יוכל לגשת, לקרוא ולהשתמש במסמכים הזמינים להורדה באינטרנט. מסמכים אלו כוללים קבצי וורד (Word), אקסל, PDF, (Excel) פאוור פוינט (PowerPoint) ועוד. החובה להנגיש מסמכים כאלו חלה על כל גורם שמספק תוכן דיגיטלי דרך אתרי האינטרנט שלו, והיא נועדה להבטיח שכל אדם, כולל אדם עם מוגבלות, יוכל לקבל מידע ושירותים באופן שוויוני.

אתגרים בהנגשת מסמכים

בעת המרת מסמך ל- PDF  עלולות להיווצר תקלות, כגון: חוסר התאמה של כותרות, אובדן טקסט חלופי לתמונות, או שינויים במבנה המסמך. מסיבה זו, יש לבצע בדיקת נגישות לאחר כל המרה, כדי לוודא שהמסמך נשמר כנגיש ושניתן לקרוא אותו באמצעות טכנולוגיות מסייעות, כגון קורא מסך.

הנחיות כלליות להנגשת מסמכים

כדי להבטיח שמסמכים יהיו נגישים, חשוב לשים לב לכמה עקרונות מרכזיים:

1. כותרות ומבנה: חשוב להקפיד על שימוש בכותרות היררכיות נכונות (כגון כותרות ברמות H1, H2 וכו'). מבנה נכון מסייע למשתמשים לנווט במסמך בצורה קלה וברורה.

2. טקסט חלופי לתמונות: לכל תמונה במסמך צריך להיות טקסט חלופי שמתאר אותה באופן ברור. זהו פרט חיוני עבור משתמשים המשתמשים בקוראי מסך.

3. קישורים: הקפידו להשתמש בקישורים בעלי טקסט ברור שמסביר לאן מוביל הקישור, ולא בטקסט כמו "לחץ כאן".

4. שימוש בצבעים: ודאו שישנו ניגוד מתאים בין צבעי הטקסט והרקע כדי להבטיח קריאות מיטבית. כמו כן, הימנעו משימוש בצבע בלבד להעברת מידע, שכן אנשים עם לקויות ראייה או עיוורון צבעים עשויים להתקשות להבין את התוכן.

5. טבלאות: יש להשתמש בטבלאות רק כאשר הן נחוצות להעברת מידע טבלאי. הקפידו להוסיף כותרות עמודות ושורות כדי להקל על המשתמשים להבין את מבנה הנתונים.

לוחות זמנים ודרישות להנגשת מסמכים

על פי התקן הישראלי ת"י 5568, קיימת חובה להנגיש מסמכים שהוכנו לאחר 25 באוקטובר 2017. עם זאת, ישנם גם מצבים בהם יש להנגיש מסמכים ישנים יותר, כגון:

1. טפסים הניתנים למילוי על גבי המחשב–  כל טופס שמיועד לקבלת שירות ושניתן למלאו באופן מקוון חייב להיות נגיש, אפילו אם הוא הוכן לפני 2017.
2. מסמכי הסבר על טפסים–  אם מסמכי ההסבר הוכנו לאחר 26 באוקטובר 2015, חלה עליהם חובה להיות נגישים.

בנוסף, מסמכים המכילים מידע אישי שניתנים ללקוח עם כניסה לאתר המוגנת בסיסמה, היו חייבים להיות מונגשים עד ל-31 בדצמבר 2021.

יתרונות הנגשת מסמכים

שוויון ונגישות לכל: הנגשת מסמכים מאפשרת לאנשים עם מוגבלות לקבל מידע ושירותים באופן שווה. בכך היא מקדמת שוויון הזדמנויות ומפחיתה פערים חברתיים.

עמידה בדרישות החוק: ארגונים שמנגישים את המסמכים שלהם עומדים בדרישות החוק ומפחיתים סיכונים לקנסות ותביעות. החוקים הנוגעים לנגישות נועדו להבטיח שכל אדם יוכל לקבל את השירותים המוצעים בצורה שווה, והם כוללים סעיפים המתייחסים לתוכן דיגיטלי.

תדמית ארגונית חיובית: ארגונים שמקפידים על הנגשת מסמכים נתפסים כארגונים אחראיים ורגישים לצרכים של כלל האוכלוסייה, מה שמשפר את תדמיתם בציבור. לקוחות רואים באותם ארגונים ככאלו שמכבדים ומעריכים את כל לקוחותיהם, ללא יוצא מן הכלל.

שיפור חווית המשתמש: הנגשת מסמכים משפרת את חוויית המשתמש עבור כל המשתמשים, כולל אנשים ללא מוגבלויות. מסמכים ברורים ומובנים יותר מקלים על כל משתמש למצוא את המידע הנחוץ לו במהירות וביעילות.

טכנולוגיות מסייעות להנגשת מסמכים

להנגשת מסמכים נדרש שימוש בטכנולוגיות מסייעות שונות המאפשרות למשתמשים עם מוגבלויות לקבל גישה למידע:

• קוראי מסך: כלים כמו JAWS או NVDA קוראים את הטקסט במסמכים רועיים ומשמיעים אותו בקול, כך שאנשים עם לקויות ראייה יכולים להבין את תוכן המסמך.

• הגדלת תצוגה: כלים להגדלת תצוגה מסייעים לאנשים עם לקויות ראייה קלות להגדיל את גודל הטקסט והתמונות כדי לשפר את הקריאות.

• מקשים חלופיים: אנשים עם מגבלות בתנועה יכולים להשתמש במקשים חלופיים או תוכנות זיהוי קול כדי לנווט במסמך ולהשתמש בו.

סיכום

הנגשת מסמכים היא לא רק חובה חוקית אלא גם זכות חברתית שנועדה להבטיח שוויון וגישה לכלל האוכלוסייה. באמצעות עקרונות ברורים וטכנולוגיות מתקדמות, ניתן להפוך כל מסמך לנגיש עבור כל אדם, ללא קשר למוגבלותו. אנחנו ב"נגישות לעסקים" כאן כדי לעזור לכם בתהליך זה, כך שתוכלו להבטיח שכל משתמש יקבל את השירות והמידע המגיעים לו בצורה שווה.

אם יש לכם מסמכים שזקוקים להנגשה או אם אתם רוצים ללמוד עוד על איך להנגיש מסמכים, אנחנו פה לעזור. צרו קשר איתנו ונתחיל את התהליך יחד.